Informationen zur Datenverarbeitung
V3 (August 2026)
Für die Bearbeitung von Bewerbungen nutzt G DATA CyberDefense AG, G DATA Advanced Analytics, G DATA Service GmbH den Dienst onlyfy Bewerbungsmanager (by XING). Mit dieser Datenschutzerklärung werden Sie über die Verarbeitung Ihrer Daten durch den Dienst onlyfy Bewerbungsmanager (by XING) sowie durch G DATA CyberDefense AG, G DATA Advanced Analytics, G DATA Service GmbH informiert.
Gemeinsame Verantwortlichkeit
Hinsichtlich des Zusammenwirkens im Unternehmens-Account von G DATA CyberDefense AG, G DATA Advanced Analytics, G DATA Service GmbH besteht eine sogenannte gemeinsame Verantwortlichkeit von G DATA CyberDefense AG, G DATA Advanced Analytics, G DATA Service GmbH und New Work SE gemäß Art. 26 DSGVO, da sie i.S.d. Art. 4 Nr. 7 DSGVO gemeinsam über Zwecke und Mittel der Verarbeitung bestimmen. Die aktuelle Version der Vereinbarung zur gemeinsamen Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO, die die New Work SE mit den Unternehmen schließt, die onlyfy Bewerbungsmanager nutzen, können Sie hier als Anhang zu den AGB https://www.xing.com/terms/onlyfy-one einsehen, um sich über das Wesentliche der Vereinbarung zu informieren.
Datenverarbeitung durch die New Work SE
onlyfy Bewerbungsmanager ist Teil des umfassenden Dienstes XING der New Work SE, der den Zweck verfolgt, durch eine Vielfalt unterschiedlicher Anwendungen (onlyfy ebenso wie das Job-Netzwerk XING) zur Verbesserung und Vereinfachung des Berufslebens der Nutzer·innen beizutragen sowie die Arbeitswelt für den Einzelnen erfüllender und gleichzeitig Unternehmen noch erfolgreicher zu machen. Bei onlyfy Bewerbungsmanager als Teil des umfassenden Dienstes XING handelt es sich um eine Online-Plattform, auf der bzw. über die Talente und Unternehmen zusammenkommen.
Hinsichtlich der Datenverarbeitung, für die die New Work SE allein verantwortlich oder im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit mit G DATA CyberDefense AG, G DATA Advanced Analytics, G DATA Service GmbH zuständig ist, erhalten Sie nähere Informationen in der Datenschutzerklärung von XING, https://privacy.xing.com/de/datenschutzerklaerung. Dort finden Sie auch die Kontaktdaten der New Work SE sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragten der New Work SE.
Bewerbungen mit onlyfy Bewerbungsmanager
Mit Absenden der Bewerbung gehen Sie ein Nutzungsverhältnis mit der New Work SE ein, um Ihre Bewerbung(en) abwickeln zu können. Sie erhalten des Weiteren Support-Leistungen und die New Work SE kann Ihnen weitere Möglichkeiten aufzeigen, die Sie in Ihrem Berufsweg unterstützen können. Es wird nicht automatisch ein öffentliches Profil im beruflichen sozialen Netzwerk bzw. Job-Netzwerk XING für Sie erstellt. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten durch die New Work SE ist folglich insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Verarbeitung in Erfüllung eines Vertrages).
Hinweise zu speziellen Funktionen vom onlyfy Bewerbungsmanager
Kalenderfunktion
Wenn die Kalenderfunktion verwendet wird, werden Ihre Daten im Rahmen und zum Zweck der Terminvereinbarung im Bewerbungsverfahren verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art.6 Abs.1 lit. f DSGVO. Die Kalenderfunktion wird von einem IT-Dienstleister (Cronofy Ltd., Vereinigtes Königreich) zur Verfügung gestellt. Das Vereinigte Königreich ist aufgrund des Angemessenheitsbeschlusses der europäischen Kommission als sicheres Drittland eingestuft. Hier finden Sie nähere Informationen zum Datenschutz von Cronofy: https://www.cronofy.com/gdpr/ und https://docs.cronofy.com/policies/privacy-notice/.
WhatsApp Bewerbung und Kommunikation per WhatsApp
Soweit Sie die Bewerbung-per-WhatsApp-Funktion nutzen oder G DATA CyberDefense AG, G DATA Advanced Analytics, G DATA Service GmbH Sie im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung per WhatsApp kontaktiert, ist Rechtsgrundlage für die Kommunikation Ihre jederzeit widerrufliche Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Kommunikation kann insbesondere dazu dienen, Bewerbungsinformationen abzufragen, Rückfragen zu klären, Termine abzustimmen, Erinnerungen zu senden oder sonstige Kommunikation im Bewerbungsverfahren zu ermöglichen.
Bei einer Bewerbung per WhatsApp werden über einen WhatsApp-Chat die notwendigen Bewerberinformationen abgefragt. Die Daten werden anschließend über den Dienstleister PitchYou direkt im onlyfy Bewerbungsmanager übertragen und dort im Rahmen und zum Zweck des normalen Bewerbungsprozesses weiterverarbeitet. Kandidatendaten aus „Bewerbung per WhatsApp“ werden unmittelbar nach der Übertragung aus der „Bewerbung per WhatsApp“ Infrastruktur in PitchYou gelöscht. Die weitere Verarbeitung erfolgt dann ausschließlich direkt im onlyfy Bewerbungsmanager.
Die WhatsApp-Funktionen werden von dem IT-Dienstleister PitchYou zur Verfügung gestellt, der hierzu Zugriff auf Ihre Daten nehmen kann. Weitere Informationen finden Sie hier: https://www.pitchyou.de/datenschutz. Bitte beachten Sie, dass Sie für die Bewerbung oder Kommunikation Ihren eigenen privaten WhatsApp-Account verwenden und daher eine Verarbeitung durch WhatsApp bzw. Meta in eigener Verantwortung erfolgt. Eine Übermittlung, insbesondere in die USA, kann dabei nicht ausgeschlossen werden. Die Datenschutzinformationen von WhatsApp finden Sie hier: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea.
Sie können Ihre Einwilligung in die Kommunikation per WhatsApp jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenn Sie nicht zustimmen oder Ihre Einwilligung widerrufen, erfolgt keine weitere Kommunikation per WhatsApp.
Anwendbarkeit des Schweizer Datenschutzgesetzes
Das Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz (Schweizer DSG) gilt für Sachverhalte, die sich in der Schweiz auswirken, auch wenn sie im Ausland veranlasst werden. Diese Datenschutzerklärung dient entsprechend sowohl der Information gemäß EU-DSGVO als auch gemäß Schweizer DSG. Es werden die Begriffe der EU-DSGVO verwendet, also insbesondere „Verarbeitung“, „personenbezogene Daten“, „berechtigtes Interesse” sowie „besondere Kategorien von Daten” statt der im Schweizer DSG verwendeten Begriffe „Bearbeitung“, „Personendaten“, „überwiegendes Interesse” und „besonders schützenswerte Personendaten”. Wenn das Schweizer DSG anwendbar ist, bestimmen sich die entsprechenden Begriffe nach dem Schweizer DSG. Den Namen und die Adresse unserer Vertretung in der Schweiz finden Sie im Impressum | XING.
Datenschutzinformationen für Bewerber gemäß Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
Vielen Dank für dein Interesse an unserem Unternehmen. Im Rahmen des Bewerbungsprozesses informieren wir gemäß der DSGVO darüber, wie wir und unser externer Dienstleister, die New Work SE, die übermittelten oder erhobenen personenbezogenen Daten verarbeiten.
Die Angabe personenbezogener Daten ist freiwillig, aber für die Prüfung einer Bewerbung und eines möglichen Vertragsabschlusses erforderlich. Ohne diese Daten können wir deine Bewerbung leider nicht berücksichtigen. Bitte gebt daher nur solche Daten an, die für das Verfahren notwendig sind.
Um sicherzustellen, dass du vollständig informiert bist, findest du nachfolgend alle relevanten Informationen zur Verarbeitung personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses.
1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die Gesellschaft der G DATA Gruppe, die die jeweilige Stelle ausschreibt:G DATA CyberDefense AG (nachfolgend G DATA)
Königsallee 178 a
D-44799 Bochum
E-Mail: info@gdata.de
G DATA Advanced Analytics GmbH
Königsallee 178 a
D-44799 Bochum
E-Mail: info@gdata.de
G DATA Service GmbH
Königsallee 178 a
D-44799 Bochum
E-Mail: info@gdata.de
(nachfolgend gemeinsam: „wir“)
2. Unser Datenschutzbeauftragter
Bei der Erfüllung unserer datenschutzrechtlichen Pflichten werden wir von unserem Datenschutzbeauftragten unterstützt. Die Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten lauten:Ali Tschakari
Bitkom Servicegesellschaft mbH
Albrechtstraße 10
10117 Berlin
E-Mail: datenschutz@bitkom-consult.de
Die Bitkom Servicegesellschaft mbH ist als externer Datenschutzbeauftragter gesetzlich verpflichtet, die Anfragen betroffener Personen vertraulich zu behandeln.
3. Daten, die wir verarbeiten
Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten, die uns im Rahmen einer Bewerbung über das Kontaktformular, per E-Mail, postalisch oder während eines Vorstellungsgesprächs zur Verfügung stellen. Dazu gehören:Persönliche Daten:
• Vorname, Nachname
• E-Mail-Adresse, Telefonnummer
• Geburtsdatum, Anrede, Staatsbürgerschaft
• Adresse/Ort
Bewerbungsbezogene Informationen:
• Lebenslauf mit Angaben zu Berufserfahrung und Ausbildung
• Motivationsschreiben
• Qualifikationen, Auszeichnungen, Sprachfähigkeiten
• Kompetenzen (z. B. Photoshop, MS Office)
• Bewerbungsfoto
• Hochgeladene Dateien und Dokumente
Zusatzinformationen abhängig von der Ausschreibung:
• Führerschein oder andere erforderliche Nachweise
• Antworten auf spezifische Zusatzfragen
• Sanktionslistenprüfung
Kommunikationsdaten und Systeminformationen:
• Schriftliche elektronische Kommunikation mit dem Unternehmen
• Kommentare und Bewertungen im Bewerbungsprozess
• Surf-Verhalten auf der Webseite (z. B. Klickverhalten, "Log-in"-Zeitpunkte, technische Optimierung)
Aufgrund der Tatsache, dass bei der Entscheidung über die Bewerbung keine ausschließlich automatisierte Verarbeitung erfolgt, findet auch keine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall gemäß Art. 22 DSGVO statt.
4. Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Wir nutzen die Daten zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens und prüfen anschließend, ob wir dir eine Stelle anbieten und dich bei uns einstellen möchten. Die Verarbeitung deiner Daten basiert auf Art. 88 Abs. 1 DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG.Wenn du uns besondere Kategorien personenbezogener Daten wie Gesundheitsdaten mitteilst, erfolgt die Verarbeitung gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 3 BDSG.
Wenn du das Bewerbungsverfahren erfolgreich absolvierst und unser Angebot annimmst, speichern wir deine Daten zur Begründung und Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses. Die Verarbeitung erfolgt gemäß Art. 88 Abs. 1 DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG.
5. Empfänger deiner Daten
Deine Daten werden hauptsächlich durch unsere Personalabteilung verarbeitet. Teilweise sind jedoch auch andere interne und externe Stellen an der Verarbeitung der Daten beteiligt. Kategorien interner Empfänger sind z. B. Personalabteilung, Fachvorgesetzte, Geschäftsführung.6. Externe Empfänger deiner Daten – onlyfy application manager
Als externen Dienstleister setzen wir die onlyfy application manager ein, einen Dienst der New Work SE, Strandkai 1, 20457 Hamburg.onlyfy application manager, als Teil des umfassenden XING-Angebots, ist eine Online-Plattform, die Talente und Unternehmen miteinander verbindet. Über onlyfy application manager können Unternehmen Stellenanzeigen veröffentlichen, interessante Talente – gegebenenfalls auch aus dem XING-Netzwerk – identifizieren, Bewerbungen empfangen und verwalten sowie direkt mit Talenten und Bewerbern kommunizieren.
6.1 Gemeinsame Verantwortlichkeit
Zwischen G DATA und der New Work SE besteht im Rahmen des Unternehmens-Accounts eine sogenannte gemeinsame Verantwortlichkeit gemäß Art. 26 DSGVO. Beide Parteien legen dabei gemeinsam die Zwecke und Mittel der Datenverarbeitung fest, wie in Art. 4 Nr. 7 DSGVO definiert.Die aktuelle Fassung der Vereinbarung zur gemeinsamen Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO, die die New Work SE mit den Unternehmen abschließt, die onlyfy application manager nutzen, ist im Anhang zu den AGB unter folgendem Link einsehbar: https://www.xing.com/terms/onlyfy-one. Dort findest du alle wesentlichen Informationen zur Vereinbarung.
Nähere Informationen zur Datenverarbeitung, die entweder allein durch die New Work SE oder im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit mit G DATA erfolgt, kannst du in der Datenschutzerklärung von XING einsehen. Dort sind auch die Kontaktdaten der New Work SE sowie des Datenschutzbeauftragten der New Work SE aufgeführt.
7. Weitere Dienstleister
In einigen Fällen beziehen wir externe Partner ein, die uns bei der Eignungsfeststellung und im Auswahlprozess unterstützen. Ist dies in einem Bewerbungsverfahren vorgesehen, informieren wir dich hierüber gesondert. Die Übermittlung von Bewerbungsdaten an den jeweiligen Partner erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit f DSGVO an einem fachlich fundierten und diskriminierungsfreien Auswahlverfahren.8. Wie lange werden deine Daten in unserem onlyfy application manager Unternehmens-Account gespeichert?
Wir speichern deine personenbezogenen Daten so lange, wie dies für die Entscheidung über deine Bewerbung erforderlich ist.Deine Daten werden innerhalb von sechs Monaten nach der letzten Interaktion im Bewerbermanagementsystem gelöscht. Eine längere Speicherung erfolgt nur, wenn du ausdrücklich eingewilligt hast, in unseren Bewerberpool aufgenommen zu werden. In diesem Fall speichern wir deine Daten bis zu zwölf Monate oder bis zum Widerruf deiner Einwilligung.
Im Fall einer erfolgreichen Bewerbung übernehmen wir deine Daten in unsere Personalverwaltungssysteme. Dort werden sie zum Zweck der Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses weiterverarbeitet.
9. Drittlandübermittlung
Eine Übermittlung deiner personenbezogenen Daten in ein Drittland außerhalb der EU/des EWR erfolgt nicht. Sollte dies im Einzelfall notwendig sein, erfolgt die Übermittlung ausschließlich unter Beachtung der gesetzlichen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO.10. Deine Betroffenenrechte
Hinsichtlich der hier aufgeführten Datenverarbeitung stehen dir diverse Betroffenenrechte zu, die in der DSGVO geregelt sind.Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO) - Du hast das Recht von uns Auskunft über deine gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen. Auf Verlangen stellen wir dir eine Kopie der Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, zur Verfügung.
Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO) - Du kannst von uns die Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten verlangen.
Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO) - Du hast das Recht, von uns die Löschung deiner personenbezogenen Daten zu verlangen. Wir sind zur Löschung u.a. verpflichtet, wenn deine personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr erforderlich sind, wenn du eine einmal erteilte Einwilligung widerrufen hast oder wenn die Daten unrecht¬mäßig verarbeitet wurden.
Recht auf Einschränkung (Art. 18 DSGVO) – Unter bestimmten Voraussetzungen hast du das Recht von uns die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen. Dazu gehört, dass du die Richtigkeit deiner personenbezogenen Daten bestreitest und wir deinen Einwand über¬prüfen müssen. In dem Fall dürfen deine Daten von uns, mit Ausnahme der Speicherung, nicht weiterverarbeitet werden, bis die Frage der Richtig¬keit geklärt ist.
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) – Du hast das Recht, die dich betreffenden personenbezogenen Daten, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
Jederzeitiges Widerrufsrecht (Art. 7 DSGVO) – Beruht die Datenverarbeitung durch uns auf deiner Einwilligung, hast du das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt von dem Widerruf unberührt.
Jederzeitiges Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO) - Beruht die Verarbeitung deiner Daten durch uns auf der Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffent¬lichen Interesse liegt, oder erfolgt sie in der Ausübung öffent¬licher Gewalt (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. e DSGVO) oder beruht die Datenverarbeitung auf berechtigten Interessen unsererseits, hast du das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu widersprechen. Wir werden die Verarbeitung dann beenden, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die deine Interessen an der Beendigung der Verarbeitung überwiegen.
Der Widerspruch gegen die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten zu Zwecken der Direktwerbung ist jederzeit ohne Einschränkungen möglich.
Zur Ausübung deiner Rechte, wende dich gerne direkt an: dsgvo@gdata.de
Beschwerderecht (Art. 77 DSGVO) - Du hast zudem das Recht bei dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Du kannst dich hierfür an die Datenschutzaufsichtsbehörde deines üblichen Aufenthaltsortes oder unseres Firmensitzes wenden. Die Anschrift, der für uns zuständigen Aufsichtsbehörde lautet:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestrasse 2 – 4
40213 Düsseldorf
Telefon: 0211/38424-0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de